UBL KETENTEST     Colofon  |  Home
Onderzoek
UBl-RGS pilot gereed: kan een koppeling tussen UBL en RGS automatisch boeken van inkomende facturen bevorderen?

Plaatsingsdatum 15-12-2015
Berichtdatum December 2015

UBL
Met UBL is elektronisch factureren een feit. Maar het kan misschien nog efficiënter?

Daarom is in het najaar van 2015 de UBL-RGS pilot uitgevoerd.

RGS
Het Referentie grootboekschema (RGS) is een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt in de praktijk bereikt door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS. En anderzijds door rapportages (zoals vanuit SBR) te ontlenen aan RGS. Maar RGS kan bijvoorbeeld ook ingezet worden bij elektronisch factureren om factuurregels op de juiste rekening(en) te boeken.

Vaste grootboekrekening
Om het proces van elektronisch factureren aan de inkomende kant zoveel mogelijk automatisch te laten verlopen wordt door boekhoudsoftware veelal gewerkt met een "vaste grootboekrekening" per crediteur.

Maar…..
Bijvoorbeeld huisvestingkosten bestaat in de regel vaak uit huur- en servicekosten en die kunnen desgewenst apart geboekt worden. Dit laatste lukt niet automatisch als er één factuur wordt ontvangen voor de maandelijkse huisvestingkosten, bestaande uit aparte factuurregels voor huur- en servicekosten die ook apart geboekt gaan worden. Een ander voorbeeld zijn verkoopkosten die in RGS onderverdeeld zijn in onder andere: “Reclame- en advertentiekosten”, “Beurskosten”, “Etalagekosten” en “Websitekosten”. Als deze zaken door een en dezelfde leverancier worden geleverd moet handmatig bepaald worden welke rekening(en) van toepassing zijn om op te boeken.

En zo zijn er natuurlijk nog andere voorbeelden te bedenken.

Kosten, voorraad of investering?
Bovenstaande klinkt als haarlemmerolie, maar gaat niet altijd op. Zo kan een leverancier van een factuur niet altijd bepalen hoe er aan de ontvangende kant wordt geboekt. Is er wel sprake van kosten of juist van voorraad? Misschien moet in plaats van kosten wel op een investeringsrekening geboekt worden vanwege fiscale regelgeving (leuker kunnen we het niet maken!).

UBL-RGS pilot
De vraag is nu of UBL gekoppeld kan worden aan RGS én of daarmee een efficiënte oplossing bereikt kan worden om een automatische journaalpost tot stand te brengen? Om antwoord te krijgen op deze vragen is augustus 2015 het initiatief "UBL-RGS pilot" gestart vanuit de UBL Ketentest.

De uitvoering van een UBL-RGS pilot kent concreet de volgende doelen:

  1. Aantonen dat RGS-codering opgenomen kan worden binnen UBL bij het aanmaken van UBL-facturen;
  2. Aantonen dat inkoopfacturen in UBL automatisch geboekt kunnen worden op basis van RGS-codering;
  3. Nagaan of bovenstaande efficiënt genoeg is om in de praktijk breed te omarmen en verder uit te werken;
  4. Nagaan welke aandachtspunten aan de orde zijn bij een koppeling tussen UBL en RGS; zowel voor leveranciers van softwaresystemen als voor de gebruikers daarvan.

1e tussenresultaat getoond
Het 1e (tussen)resultaat van de UBL-RGS pilot is toegelicht tijdens het ICT Accountancy jaarcongres op 11 november 2015. Aangevuld met een live demo door Reeleezee en MUIS Software van het 1e resultaat van de UBL-RGS pilot. Reeleezee en MUIS hebben aangetoond dat op basis van RGS-codering de afzonderlijke factuurregels geboekt kunnen worden op verschillende (tegen)rekeningen.

Brainstormsessie
De resultaten tot heden geven aanleiding tot een brainstormsessie die gehouden is op 7 december 2015 bij AFAS te Leusden. Aan deze sessie hebben enkele softwareleveranciers deegenomen, alsmede ervarings- en accountancy deskundigen.

Documentatie
Er is onderliggende documentatie beschikbaar van deze UBL-RGS pilot, te weten:

  • Beschrijving UBL-RGS pilot
    Met onder andere boekingsvoorbeelden, aandachtspunten en enkele conclusies.
  • Factuurvoorbeeld UBL-RGS pilot UBL-factuur en PDF-factuur.
    Met in de UBL-factuur een RGS-boekingscode per factuurregel. Zo kan getest worden of en hoe deze factuur ingelezen en verwerkt kan worden als inkomende factuur. 

Verder worden de volgende websites aanbevolen:

Alles over RGS
Voor meer informatie over RGS wordt verwezen naar het uitgebreide gratis rapport:
RGS: uniform rekeningschema voor bedrijven... 
 


Categorie(n) Branche > ICT bedrijven, Soort > Boekhoudsoftware, Branche > Financials, RGS (ReferentieGrootboekSchema), UBL, Standaardisatie, (open)standaarden, Branche > Accountantskantoren, Soort > (Elektronisch) factureren
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED
Internet URL http://www.gbned.nl

Terug  |  
Deze pagina printen
Gerelateerde berichten
Terugblik en presentaties Seminar Robotic accounting op 19 april 2017 [23-04-2017]
De complete gids Elektronisch factureren 2017 [18-04-2017]
Terugblik en presentaties praktijkdag CRM, digitaal dossierbeheer en data-analyse 15 maart 2017 [16-03-2017]
Gratis rapport: digitaal dossierbeheer en werkprogramma's 2017 [14-03-2017]
ICT Accountancy 2020/2030: accountantspraktijk op weg naar de toekomst [03-01-2017]