Softwarepakketten.nl

White papers

Documenten digitaal ondertekenen vanuit Flexkids

Plaatsingsdatum 08-05-2015
Berichtdatum Mei 2015

Een kinderopvangorganisatie is erbij gebaat dat bijvoorbeeld het contract voor de plaatsing van een nieuw kind of de afname van een extra dag zo snel mogelijk ondertekend wordt teruggestuurd. Iedere dag dat een beschikbare plaats onopgevuld blijft, kost immers geld. "Je wilt zo snel mogelijk antwoord hebben van de ouders", aldus directeur Michiel Cornelissen van Flexkids. "De mogelijkheid om documenten digitaal te laten ondertekenen, gaat daar zeker bij helpen."

Mede door de uitgebreide wet- en regelgeving wordt een kinderopvangorganisatie al snel geconfronteerd met complexe informatiestromen. Zo moet bij de planning van het personeel niet alleen rekening worden gehouden met het aantal kinderen op de groep, maar ook met de leeftijden van de kinderen en de bevoegdheden van het personeel. “Een professioneel gastouderbureau, kinderdagverblijf of peuterspeelzaal kan tegenwoordig eigenlijk niet meer zonder een geautomatiseerd bedrijfsproces”, zo is dan ook de conclusie van Michiel Cornelissen, directeur van Flexkids.

Flexkids is begin jaren negentig gestart als leverancier van een ‘tooltje’ voor het beheren van wachtlijsten in de kinderopvang. Dit tooltje is uitgegroeid tot een compleet managementinformatiesysteem dat in gebruik is bij zo’n tweehonderd kinderopvangorganisaties, ‘van groot tot klein’. “Onze software kan worden ingezet voor de kindplanning, contractregistratie, facturering en de personeelsplanning”, legt Cornelissen uit. “Daaromheen bieden we bijvoorbeeld een ‘ouder-app’ en portalen voor ouders, personeel en managers in de lijn. Een ouder kan via zo’n portaal contracten en facturen inzien, vragen stellen, extra producten afnemen of juist opzeggen.”

Digitaal ondertekenen
Het bedrijf uit Haarlem heeft daarmee het bedrijfsproces binnen de kinderopvang niet alleen geautomatiseerd, maar de communicatie voor een belangrijk deel ook gedigitaliseerd. Het ondertekenen van documenten zoals contracten, medicijnverklaringen en incassomachtigingen was tot voor kort echter nog een handmatig proces. “Veel van onze klanten vereisen dat een contract wordt ondertekend door beide ouders of verzorgers. Dan heb je te maken met een heel ingewikkeld proces waarin je een document moet aanmaken, in tweevoud moet uitprinten, in een enveloppe moet stoppen, op de post moet doen en na ontvangst weer moet inscannen en verwerken. Dat proces kan zomaar twee weken in beslag nemen en in die periode kan een beschikbare plaats niet worden opgevuld wat direct leidt tot inkomstenverlies voor de kinderopvangorganisatie.”

Zowel Cornelissen als enkele klanten van Flexkids waren van mening dat het proces van het ondertekenen van documenten moest worden versneld. De oplossing werd gevonden in Ondertekenen.nl van Evidos, een online dienst voor het ondertekenen van documenten die volledig werd geïntegreerd in de software van Flexkids. “Daarmee reduceren we de doorlooptijd van een aanbieding van twee weken naar twee minuten”, stelt Cornelissen. Het zelf ontwikkelen van een functionaliteit zoals die wordt geboden door Ondertekenen.nl, was voor Flexkids geen optie. “Het ontwikkelen van de ‘achterkant’ zou ons teveel tijd hebben gekocht en afleiden van onze kernactiviteit, namelijk het ontwikkelen van software waarmee kinderopvangorganisaties hun processen kunnen optimaliseren.” 

Download de volledige Casestory Flexkids – Ondertekenen.nl (PDF)...

Categorie(n) Assuring (incl. certificeren en compliance), Soort > Kwaliteitszorg (incl. BPM en WFM), ICT & Recht, Branche > Onderwijs
Bronvermelding Evidos
Internet URL http://www.evidos.nl

Terug

1 november 2017
ICT Accountancy Jaarcongres
Met als hoofdthema Blockchain (3 ervaren sprekers). Maar ook de waarde van Big data, overview IT-recht (met AVG), Cyber risico management, Realtime accounting, PSD2, Instant Payments, actuele ontwikkelingen en ICT Accountancy award.
Meer info en aanmelden...


CreAim

Informer software

KING

Timewriter

MUIS Software


Onerzoeksbureau GBNED