Softwarepakketten.nl

CFO software landscape

Branche - Financials > CFO software landscape

Het aanbod van software voor de CFO is zondermeer divers en uitgebreid te noemen. Om het aanbod duidelijk in kaart te brengen is eerst model “CFO software landscape” samengesteld. 

Het “CFO software landscape” is een model dat inzicht geeft in de gebieden waarin softwaretoepassingen op het gebied van finance en accounting worden aangeboden in de markt. Er wordt primair onderscheid gemaakt tussen interne- en externe verslaggeving en assuring. Binnen deze drie hoofdgebieden is een onderverdeling gemaakt naar rapportagegebieden. Aan de linkerkant zijn gerelateerde gebieden opgenomen, verbijzonderd naar strategie op organisatieniveau, kwaliteit, administratieve processen en soorten van administraties.

Schematisch wordt het “CFO software landscape” als volgt weergegeven:

CFO software landscape

Engels
Dat de begrippen in het model in het Engels zijn aangeduid heeft te maken met het feit dat termen als Dashboard, BI, Planning & control, Fast close en continuous assurance ingeburgerd zijn in Nederland. Een vertaling naar het Nederlands zal dan alleen maar tot verwarring leiden.  

Toelichting
Overeenkomstig de opgenomen nummering in het hiervoor genoemde model volgt hierna een korte toelichting per onderdeel:

1. Company

1.1 Strategy

1.1.1 Long-tem planning
Lange termijnplanning, al dan niet op basis van extrapolatie van de huidige situatie en korte- en middellange termijnplanning.

1.1.2 Balanced scorecard
Een vertaling van de strategische doelen van een bedrijf in concrete, meetbare parameters, onderverdeeld in vier categorieën:  financiële, klanten, interne bedrijfsvoering en ontwikkeling en groei (bron: Wikipedia).

1.1.3 Risk management
Op basis van het continu identificeren van risico’s binnen een organisatie, heeft risicomanagement als doel het beheersen van risico’s (de kans daarop en de gevolgen ervan) op basis van beheersmaatregelen. 

2. Finance and accounting
Onderdelen binnen de organisatie waarop het model betrekking heeft.

2.1 Quality

2.1.1 BPM & WFM
Business Process Management (BPM) heeft betrekking op het optimaliseren van processen met als doel het verbeteren van bedrijfsprestaties. Processen overspannen hierbij organisatorische grenzen (afdelingen). BPM heeft een relatie met WorkFlow Management (WFM) wat betreft uit te voeren activiteiten, en de volgorde daarvan, binnen een bedrijfsproces. Het analyseren en modelleren van bedrijfsprocessen (Procesanalyse- en ontwerp) is een belangrijk onderdeel van BPM. Workflow Management (WFM) regelt de wijze en volgorde van de activiteiten binnen een bedrijfsproces. Processtappen worden opgegeven met tijdstippen waarop uit te voeren en door welke medewerkers (Human task support).

Uitgebreide informatie over software voor BPM & WFM is opgenomen in het rapport "Marktanalyse BPM (Business Process Management) Software".

2.1.2 DMS
DMS staat voor Document Management Systeem en heeft als doel het proces van beheren en managen van documenten gedurende de gehele levenscyclus van documenten. Bijvoorbeeld ontvangen, distribueren, archiveren en vernietigen van documenten.

2.2 Processes

2.2.1 CRM
CRM staat voor “Customer Relationship Management”, oftewel “Relatiebeheer” in de meest uitgebreide zin van het woord. CRM-systemen bieden naast het primaire “relatiebeheer” ook vaak andere functionaliteit, zoals: adresbeheer, digitaal dossierbeheer, document management, procesbeheer en correspondentie. 

2.2.2 Order2Cash
Order2Cash duidt op het traject, bekeken vanuit de leverancier, dat start met de verkoop en dat eindigt met de ontvangen betaling van de verkoopfactuur.

2.2.3 Purchase2Pay
Purchase to pay duidt op het traject, bekeken vanuit de afnemer, dat start met de aankoop en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur. 

2.2.4 E-invoicing
E-invoicing staat voor “Elektronisch factureren” dat duidt op elektronische wijze, op basis van een afgesproken formaat voor de factuurgegevens, verzenden van facturen door een leverancier tezamen met het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van die facturen door een afnemer. Het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen (in de boekhouding) wordt hierbij aangeduid als “Elektronische factuurverwerking”.

Uitgebreide informatie over Elektronisch facturering en elektronische factuurverwerking is opgenomen in “De complete gids Elektronisch factureren”.  

2.2.5 Cashmanagement
Cashmanagement wordt vaak aangeduid als financiële logistiek. Deze logistiek heeft betrekking op het beheren van inkomende- en uitgaande kasstromen van een organisatie. Goed cashmanagement zorgt ervoor dat geldstromen onder controle zijn.

Uitgebreide informatie over Cashmanagement software is opgenomen in het rapport “Treasury-, cash- en payment management software”.

2.2.6 Creditmanagement
Creditmanagement houdt zich in de meest brede betekenis van het woord bezig met het managen en optimaliseren van de ‘pre-quote to cash cycle’ op een financieel, operationeel en commercieel verantwoorde en consistente wijze. In de praktijk komt dit neer op het managen en (continu) optimaliseren van: het kredietrisico, de cashflow / liquiditeit, het quote to cash proces en de klantrelatie.

Uitgebreide informatie over Creditmanagement software is opgenomen in het gelijknamige rapport “Creditmanagement software”.

2.2.7 Payroll
Salaris- en loonadministratie. Met als belangrijkste functie het berekenen (bruto-netto en/of netto-bruto) van in te houden (belasting- sociale verzekeringspremies) en netto uit te betalen loon aan werknemers per verloningsperiode. Payroll kan verder een schat aan managementinformatie opleveren, zoals inzicht in de bruto- en netto loonkosten voor een organisaties en/of afdeling daarbinnen. Steeds vaker biedt software voor het voeren van de salaris- en loonadministratie ook functies voor personeelsbeheer, oftewel Human Resource Management (HRM). Het gaat bij dit laatste om functies op het gebied van personeelsbeheer, werving en selectie, arbeidsvoorwaarden, employee benefits, competentiemanagement (personeelsbeoordeling), functieprofilering en -matching, carrière en loopbaanplanning, verzuimregistratie, verlofregistratie, personeelsplanning, wagenparkbeheer, subsidie, workflow en employee self service.

Uitgebreide informatie over payroll software is opgenomen in de “Gids Salaris- en HRM-software” (volgt najaar 2016).

2.3 Administration
Bedoeld worden de administraties die binnen een organisatie gevoerd worden met financiële administratie (boekhouding) als uitgangspunt voor dit rapport. Binnen financieel administratieve software worden onder meer de volgende onderdelen onderscheiden:

2.3.1 General ledger
De alom bekende grootboekadministratie als financieel huishoudboekje van de organisatie. Het belangrijkste kenmerk van de grootboekadministratie is het decimale rekeningschema, zoals we dit al jaren kennen in Nederland. 

In tegenstelling tot enkele andere landen (denk aan België) kennen we in Nederland geen voorgeschreven rekeningschema. Inmiddels is er wel het “Referentie grootboekschema”, (RGS) zijnde een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt in de praktijk bereikt door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS. En anderzijds door rapportages te ontlenen aan RGS. 

Uitgebreide informatie over RGS is opgenomen in het rapport “RGS: Uniform rekeningschema voor alle bedrijven”.

2.3.2 Sub ledgers
De hiervoor genoemde grootboekadministratie is in de praktijk onderverdeeld naar “sub administraties” (feitelijk sub administraties van een of meer grootboekrekeningen, zoals een projectenadministratie van de rekeningen met betrekking tot onderhanden werk). Het bekendste voorbeeld van sub administraties is de debiteuren- en crediteurenadministratie. Een ander bekend voorbeeld is de kostenplaatsenadministratie.  

2.3.3 Electronic banking
Elektronisch bankieren omvat in elk geval “elektronische rekeningafschriften”, zijnde: het inlezen en verwerken van elektronische rekeningafschriften van de bank. Dit laatste zoveel mogelijk automatisch op basis van boekingsintelligentie. Zo worden openstaande facturen debiteuren en crediteuren automatisch afgeboekt en kosten gealloceerd op de daarvoor bestemde grootboekrekeningen. Functies die een nauwe relatie hebben met elektronisch bankieren zijn automatische betalingen en automatische incasso.   

2.3.4 Depreciation
Afschrijvingen worden bijgehouden in een ‘vaste activa administratie’. Bij afschrijvingen wordt in de regel onderscheid gemaakt tussen bedrijfseconomisch- en fiscaal afschrijven. Naast het berekenen van de afschrijvingen en het automatisch boeken daarvan in het grootboek bevat een vaste activa administratie functies voor het registreren van investeringen en desinvesteringen, het vastleggen van extra gegevens (denk aan de WOZ-waarde en ingangsdatum daarvan voor registergoederen) en herwaardering van de vaste activa. Bij dit laatste gaat het dan om zaken als levensduurverlenging en uitbreiding van capaciteit.

2.3.5 Obligations
Een verplichtingenregistratie is bedoeld voor het vastleggen van aangegane verplichtingen, al dan niet direct geboekt in het grootboek. Enerzijds kan bewaking plaatsvinden op het afhandelen van een aangegane verplichting en anderzijds afstemming met de aangegane verplichting als een factuur wordt ontvangen. In relatie tot elektronisch factureren speelt een verplichtingenregistratie een belangrijke rol voor het automatisch afstemmen en boeken van de factuur. 

2.3.6 Foreign currency
Vreemde valuta heeft betrekking hebben op het afhandelen van transacties met leveranciers en klanten in een andere valuta dan de ‘eigen’ valuta (vanuit Nederland bezien in de meeste gevallen de Euro). Het gaat om facturen (inkoop- en verkoop) die in vreemde valuta geregistreerd worden, maar ook om bankrekeningen die aangehouden worden in vreemde valuta. In verband met koersschommelingen speelt herwaardering van vreemde valuta een belangrijke rol. Er zijn ook organisaties die rapporteren in vreemde valuta. Bijvoorbeeld een dochterbedrijf dat een moederbedrijf in het buitenland heeft. In dit geval kan vreemde valuta ook een rol spelen bij consolidatie van de financiële cijfers.

Uitgebreide informatie over boekhoudsoftware, onderverdeeld naar klein MKB, middelgrote bedrijven (MKB) en grote bedrijven (MKB+ en Multinationals) is opgenomen in het rapport: “Gids boekhoudsoftware”.

3. Internal accountability

3.1 Management accounting (internal reporting)

3.1.1 Management reports
Overkoepelende term voor interne rapportages. 

3.1.2 Dashboards
Voor het opvragen van Big data wordt Business Intelligence (BI) software aangeboden. Big data is er volop en met data analyses als onderdeel van Business Intelligence kunnen talloze rapporten met cijfers geproduceerd worden. Maar door vaak lijvige rapporten heen worstelen is niet efficiënt. Voor dit laatste wordt software aangeboden onder de noemer Management dashboards, als onderdeel van Business Intelligence.

3.1.3 BI
Business Intelligence (BI). Opvragen van informatie uit gegevenspakhuizen via specifieke applicaties. 

Bij BI komt ook de term “Big data’ om de hoek kijken. De term “Big data” illustreert dat de omvang van data exponentieel toeneemt. Daartegenover neemt computercapaciteit ook toe en lijken de mogelijkheden om data te analyseren onbegrensd. Zowel zakelijk als privé slaan we steeds meer data op. Vaak zonder dat we ons daar echt van bewust zijn. De komst van ‘cloud computing’ is daar ook debet aan. Denk aan Facebook, LinkedIN, Twitter en Dropbox en de steeds groeiende email-accountants. Deze data is inmiddels zo omvangrijk dat ze uit hun jasje groeien voor reguliere databasemanagementsystemen. En dan wordt gesproken over big data. Hier wordt verder niet in gegaan op de uitleg van de term big data. Het is zelfs maar de vraag of er één uitleg is van het begrip big data. Graag verwijs ik naar Wikipedia en andere bronnen op internet voor een verdere (theoretische) beschouwing van dit begrip.

3.1.3.1 Data analyse
Data-analyse is het ontsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en inzichtelijk maken van gegevensbestanden. Het hiervoor genoemde big data wordt beschouwd als “omvangrijke data die te analyseren is”. Dit laatste gebeurt met behulp van “Data-analyse”, feitelijk een detaillering van BI, zoals hiervoor genoemd. Gartner onderscheidt onder BI vier vormen van data-analyse, te weten: 

  1. Descriptive analytics; uit analyse van historische gegevens patronen destilleren.
  2. Diagnostic analytics; trend en patronen in historische gegevens zien.
  3. Predictive analytics; voorspellingen op basis van gegevens uit het verleden.
  4. Prespective analytics; volgende stap voor de toekomst voorspellen.

Steeds meer bieden leveranciers tools die ondergebracht kunnen worden onder de noemer “Self service Business Intelligence” (SSBI). Dit laatste om zonder IT-specialisten data-analyses te kunnen samenstellen en uitvoeren en desgewenst weer te geven via een dashboard.

3.1.3.2 Process mining
Process mining is het in kaart brengen, onderzoeken en verbeteren van de (bedrijfs)processen aan de hand van ‘event logs’. Audit trails binnen IT-systemen van bedrijfsprocessen analyseren. Oftewel data-analyse uitvoeren op bedrijfsprocessen.

Uitgebreide informatie over Management dashboards en data analyse via self service BI is te vinden in het rapport: “Management dashboards en data analyse via self service BI”.

3.2 Management controlling (planning & control)

3.2.1 Fast close 
Fast close is een proces om binnen enkele (5) dagen (management) rapportages te hebben samengesteld en gedistribueerd aan belanghebbenden. Denk hierbij met name aan tussentijdse resultaten, zoals maand- en kwartaalcijfers.

3.2.2 CPM
CPM (Corporate performance management) bestaat minimaal uit de volgende functies: budgettering, planning en forcasting. De literatuur is niet eenduidig of BI (Business Intelligence) ook gezien kan worden als functie van CPM.

Uitgebreide informatie over Corporate performance management (CPM) software is te vinden in het rapport: “Marktanalyse Corporate performance management (CPM) software“.

3.2.3 Consolidation
Bij consolidatie, het samenvoegen van financiële gegevens van meerdere entiteiten, is een onderverdeling te maken naar:

- Fiscale consolidatie; t.b.v. fiscale eenheid - aangifte VpB;
- Juridische consolidatie; t.b.v. publicatie KvK of elders;
- Bedrijfseconomische consolidatie; managementconsolidatie;
- Consolidatie van begroting en forcasting.

Uitgebreide informatie over consolidatiesoftware is te vinden in het rapport: “Marktanalyse consolidatiesoftware”.

3.2.4 ABC
Een manier om indirecte kosten aan producten en diensten toe te wijzen (bron: Wikipedia).

4. External accountability

4.1 Financial accounting (external reporting)
Externe verslaggeving is het gehele proces om externe belanghebbenden van een organisatie (meestal aangeduid als ‘stakeholders’) inzicht te geven in de financiële positie van de organisatie. Dit geheel wordt aangeduid als ‘financial accounting’ als tegenhanger van het begrip ‘management accounting’ dat juist is gericht op interne rapportages.

4.1.1 Financial statement
Verreweg de bekendste vorm van externe verslaggeving is het opstellen van de jaarrekening - als onderdeel van de jaarstukken - , waarvan het resultaat uiteindelijk gedeponeerd wordt bij de Kamer van Koophandel. Deponeringsstukken genoemd. Vaak weer als afgeleide van de jaarrekening voor intern gebruik, aangeduid als inrichtingsstukken.

4.1.2 Corporation tax
De meeste organisaties hebben te maken met de aangifte Vennootschapsbelasting (VpB) die aangeduid wordt als corporation tax. Hiervoor wordt in de regel specifieke software gebruikt van een beperkt aantal aanbieders. 

4.1.3 CBS statistics
Het CBS verstrekt met grote regelmaat statistische informatie, veelal economisch van aard. De bron van deze informatie wordt gevormd door statistiekopgaven die (al dan niet periodiek) uitgevraagd worden bij ondernemingen. Bekende uitvragen zijn de enquête Jaar-/Productiestatistiek, enquête Internationale handel in goederen en de enquête Internationale Handel in diensten naar landen. 

4.1.4 Credit reporting
Kredietverstrekkers verlangen kredietrapportages van ondernemingen die gebruik maken van kredietverstrekking. Het kan dan gaan om rapportages vooraf (zeg maar bij de kredietaanvraag) als tijdens de periode waarover het krediet loopt. 

Uitgebreide informatie over External reporting software is te vinden in het rapport: “Software voor externe verslaggeving: SBR jaarrekening en meer“.

5. Continuous assurance
Continuous monitoring en Continuous auditing (zie hierna) te samen wordt aangeduid als “Continuous Assurance”. Dit laatste is dan zekerheid geven door de auditor (in veel gevallen de accountant) nagenoeg gelijktijdig of in elk geval snel nadat een gebeurtenis heeft plaatsgevonden.

5.1 Continuous monitoring & auditing
Het continu monitoren en auditen van activiteiten, transacties en gebeurtenissen op basis van geautomatiseerde systemen door een organisatie wordt aangeduid als “Continuous monitoring”. Het is bijvoorbeeld de controller die de monitoring uitvoert of laat uitvoeren. Er wordt gesproken over “Continuous auditing” als een auditor (in veel gevallen de accountant of een gespecialiseerde IT-Auditor) de monitoring uitvoert. 

5.1.1. Data analyse auditing
Data-analyse is hiervoor, onder BI, omschreven als het ontsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en inzichtelijk maken van gegevensbestanden. In de auditpraktijk wordt data analyse ingezet voor controledoeleinden op basis van modellen die opgesteld zijn door de zowel interne als externe auditors. “Data-analyse auditing” kan plaatsvinden met behulp van Excel of op basis van gespecialiseerde software, zoals ACL en Idea. 

Gegevensgericht controleren met behulp van data-analyse, als alternatief voor systeemgericht controleren, biedt een efficiëntere controle en ook meer controlemogelijkheden. Een eenvoudig voorbeeld is de bekende verbandcontrole: beginvoorraad + inkopen -/- eindvoorraad = verbruik. Een attentiepunt is wel het ontsluiten van de juiste data en focus houden door de veelheid van data en invalshoeken.

Er is een onderscheid tussen de klassieke benadering van data-analyse, waarbij vooraf besloten wordt welke verbanden onderzocht worden. Bijvoorbeeld bij een zorginstelling het verband tussen geschreven-, gedeclareerde- en verloonde uren. Hier tegenover staat de moderne benadering van data-analyse met als uitgangspunt data analyseren, bijzonderheden signaleren en dan nagaan wat de risico’s zijn en vervolgens de aanpak definiëren. (Bron: Wilco Schellevis, artikel Data-analyse in de mkb-praktijk, accountant, juli/augustus 2013).

Uitgebreide informatie over Data analyse software voor auditing is te vinden in het rapport: “Data-analyse software voor de auditfunctie”. 

ICT Financials softwaregids
De "ICT Financials softwaregids 2017" geeft een nadere specificatie en toelichting van het model "CFO software landscape" en inzicht in het gerelateerde aanbod van standaard software gericht op de CFO. Het gaat om tientallen softwaresystemen, voor een belangrijk deel internationaal van aard. De gids bevat tevens een handige softwarematrix, waarbij in één oogopslag is te zien welke toepassingsgebieden van het model "CFO software landscape" ondersteund worden door betreffende softwaresystemen.
Naar gratis opvragen "ICT Financials softwaregids".

ICT Financials softwaregids
De "ICT Financials softwaregids 2017" geeft een nadere specificatie en toelichting van het model "CFO software landscape" en inzicht in het gerelateerde aanbod van standaard software gericht op de CFO. Het gaat om tientallen softwaresystemen, voor een belangrijk deel internationaal van aard. De gids bevat tevens een handige softwarematrix, waarbij in één oogopslag is te zien welke toepassingsgebieden van het model "CFO software landscape" ondersteund worden door betreffende softwaresystemen.
Naar gratis opvragen "ICT Financials softwaregids".

Suggesties
Voor opmerkingen en suggesties over het model kan contact opgenomen worden met Onderzoeksbureau GBNED. Email info@gbned.nl


Onerzoeksbureau GBNED