Softwarepakketten.nl

Wiki UBL Invoice (factuur)

Wiki UBL Invoice (factuur) > Elementen UBL Factuur

Nadere specificaties EN 16931 (norm voor de Europese kernfactuur)

Onder de noemer "EN 16931" is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur". De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten gaan werken vanaf eind 2018.

Op 17 maart 2017 hebben leden van de Europese normalisatie organisatie CEN, waaronder het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN), unaniem positief gestemd op de kernfactuur en de vastgestelde lijst met syntaxen, te weten: UBL en UN/CEFACT.

EN 16931
Gericht op UBL gelden de volgende specificaties voor de Europese kernfactuur c.q. normfactuur (verder te noemen EU-N):

  • Er is sprake van een subset van UBL 2.1;
  • Van de subset zijn een aantal elementen verplicht en een aantal optioneel;
  • Soms er is (qua verplichtstelling - cardinaliteit) een klein verschil met de standaard UBL. Zo stelt EU-N de aanwezigheid van het factuurtype verplicht. 

EN 16931 uitgangspunt voor UBL Ketentest
Per juni 2017 geldt EU-N als uitgangspunt voor de UBL Ketentest.
(Aanpassen documentatie op deze website is deels nog onderhanden! DIt is mede afhankelijk van het uitkomen van formele documentatie over EN 16931)

Coversie 
Op dit moment bekende aandachtspunten bij conversie van oude UBL-facturen naar het gebruik van EU-N zijn:

  1. UBLversionID niet opgenomen volgens EU-N;
    Nu wordt gebruikte UBL versie ingevuld, te weten 2.0 of 2.1.
    Advies UBL Ketentest: element UBLversionID verwijderen.

  2. InvoiceTypeCode is verplicht volgens EU-N;
    Nu wordt ‘380’ verondersteld als niet aanwezig.
    Advies UBL Ketentest: InvoiceTypeCode ALTIJD vullen met '380' (standaard factuur).

    Er wordt in Nederland niet gewerkt met type ‘381’, zijnde creditnota en positieve bedragen. In NL prefereren we negatieve facturen. Dit is wel een belangrijk aandachtspunt bij facturen aan en vanuit het buitenland.
    Zie ook algemene factuurgegevens en factuurscenario Creditnota

  3. AdditionalDocumentReference, optioneel volgens EU-N.
    Als aanwezig dan volgens EU met DocumentType=”ATS”.
    Bedoeld voor het Call for Tendernr (Is een Italiaanse eis). 
    Advies UBL Ketentest: AdditionalDocumentReference niet gebruiken.
    Zie ook Overige referenties.

  4. RegistrationName (bij AccountingSupplierParty/PartyLegalEntity en AccountingCustomerParty/PartyLegalEntity),
    verplicht volgens EU-N
    ;
    Officieel geregistreerde naam van de leverancier c.q. afnemer.

    In de oude situatie is dit element niet in gebruik (alleen KvK of OIN nummer) als het gaat om legal gegevens.
    Gebruikt wordt Party/PartyName/Name. Feitelijk in de reeks Naam, adres, woonplaats.
    Zeker voor het matchen van ontvangen UBL-facturen is dit een belangrijk punt van aandacht.
    EU specificatie stelt zich op het volgende standpunt:
    Alleen als de handelsnaam anders is wordt ook “Party/PartyName/Name” gevuld. 

    Advies UBL Ketentest: RegistrationName altijd vullen bij zowel Supplier als Customer.
    Zie ook AccountingSuppierParty en AccountingCustomerParty.

  5. PartyLegalEntity;
    Verwijst naar registratienummer van KVK.  
    Oude situatie: <cbc:CompanyID schemeID="NL:KVK" schemeAgencyID="ZZZ">87654321</cbc:CompanyID>
    Deze verwijzing is bij de EU-N variant vervangen door <cbc:CompanyID schemeID="0106">87654321</cbc:CompanyID>
    De eerste verwijzing "NL:KVK" geeft een error bij de validatie volgens EU-N

    Voor de overheid wordt ook gewerkt met het OverheidsIdentificatieNummer (OIN). Dat nummer wordt door PEPPOL aangeduid als SchemeID "9954". Zie ook toelichting ISO 6523 ICD; t.b.v. identificeren afzender en ontvanger. 

    Advies UBL Ketentest: onduidelijk op dit moment omdat ISO 6523 ICD niet compleet is op dit moment (juli 2017).

  6. BuildingNumber (huisnummer); Is niet aanwezig als apart veld in EU-N variant. 
    Advies UBL Ketentest: huisnummer opnemen als onderdeel van street element en niet meer via apart veld.
    Zie ook o.a. AccountingSupplierParty

  7. PayeeParty, optioneel in EU-N
    Vooral van belang bij factoring.
    Niet bekend is mate van gebruik binnen Nederland.
    Advies UBL Ketentest: alleen gebruiken als noodzakelijk.
    ZIe ook Begunstigde factuur.

  8. TaxRepresentativeParty, optioneel in EU-N;
    Niet bekend is mate van gebruik binnen Nederland.
    Advies UBL Ketentest: alleen gebruiken als noodzakelijk.
    Zie ook TaxRepresentativeParty.

  9. PaymentMandate, optioneel in EU-N;
    Automatische incasso (direct debet) en onderdeel van PaymentMeans. 
    Niet bekend is mate van gebruik binnen Nederland.
    Advies UBL Ketentest: alleen gebruiken als noodzakelijk.
    Zie ook Betalingsmethode.

  10. AllowanceCharge (korting/toeslag), optioneel EU-N;
    Volgens EU-N wordt verwezen naar aparte codelijsten voor korting en toeslagen, te weten:
    - Korting (Allowance) verwijst naar "UNCL 5189".
    - Toeslag (Charge) verwijst naar "UNCL 7161".
    De codering van AllowanceChargeReasonCode (optioneel!) verwees naar "UNCL4465".

    In EU-N is "TaxTotal" niet opgenomen voor Allowance/Charge.
    TaxCategory blijft gewoon aanwezig. 

    Advies UBL Ketentest: verwijzing naar codelijsten alleen gebruiken als noodzakelijk en TaxTotal niet opnemen.
    ZIe ook Factuurtoeslagen en -korting.

  11. Verzamelfactuur is niet opgenomen in EU-N;
    Wel uitgewerkt in UBL Ketentest omdat standaard UBL gewoon de faciliteit van verzamelfacturen bevat. 
    Advies UBL Ketentest: alleen gebruiken als noodzakelijk EN afgestemd tussen afzenden en ontvanger.
    ZIe ook Verzamelfacturen.
     
  12. BTW margeregeling is niet opgenomen in EU-N;
    De BTW categorie voor de margeregeling volgens UN/ECE 5305 = "F".
    Value Added Tax (VAT) margin scheme ‐ second‐hand goods. Indication that the VAT margin scheme for second‐hand goods is applied.
       
    EU-N (onderhanden)
    In Nederland wordt gewerkt aan aparte codelijst voor VAT exemption. Er is geadviseerd voorlopig "Margeregeling" in de Exemption tekst te plaatsen. <cbc:TaxExemptionReason>Margeregeling</cbc:TaxExemptionReason>.

    Vanuit de UBL Ketentest is dit laatste advies NIET overgenomen, vanwege de standaard aanwezigheid van categorie "F" binnen UN/ECE 5305.
    Zie ook Binnenlandse BTW, Margeregeling (tweedehands producten).

      
  13. BTW TaxCategory en TaxTotal per factuurregel is niet opgenomen in EU-N
    In Nederland werd regelmatig "TaxTotal" opgenomen per factuurrregel, zodat per regel inzicht is regelbedrag excl. BTW en het BTW-bedrag. Aandachtspunt als inkomende facturen automatisch geboekt worden per factuurregel EN waarbij de BTW ook per factuurregel wordt geboekt. 
    Advies UBL Ketentest: TaxTotal per factuurregel niet gebruiken of nadrukkelijk afstemmen met ontvanger van factuur.
    ZIe ook Opbouw factuurregel(s)

Validatie
Voor validatie van UBL facturen wordt (eveneens per juni 2017) verwezen naar de online BIS2 Document Validation, door Philip Helger.  Als "rule set" wordt dan gekozen voor EN 16931 UBL. 



Onerzoeksbureau GBNED